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云南省档案服务机构备案所需材料及表格下载
文章来源: 发布时间:2019-02-21

云南省档案数字化工作安全保密管理办法

 

第一章 总则

第一条 为保障档案数字化工作顺利进行,确保档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全,根据《中华人民共和国档案法》、 《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规以及相关规范、标准,制定本办法。

第二条 本办法所称档案数字化工作是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备,对各类介质载体的档案内容进行数字信息转化,使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。

第三条 本省行政区域内各级机关、社会团体、国有企业事业单位、其他涉及国家秘密载体单位(以下简称“档案数字化组织实施单位”)及相关档案数字化服务机构(以下简称“档案服务机构”)或工作人员,在档案数字化工作中应当遵守本办法。

第四条 县级以上档案、保密行政管理部门分别负责对本行政区域内档案数字化工作和相关保密工作进行监督、指导,并组织开展档案数字化安全管理、保密培训。

第二章 组织实施

第五条 档案数字化组织实施单位和档案服务机构应建立健全规章制度,明确管理机构和人员,确保档案实体、信息及档案数字化成果的安全,严防泄密事件发生。

第六条 档案数字化组织实施单位委托本单位之外的档案服务机构承担档案数字化的,应选择具有云南省档案数字化服务机构备案证书的档案服务机构。符合以下条件的档案数字化服务机构可以申请备案:

(一)在中华人民共和国境内登记注册的企业或事业法人,且无境外(含港澳台)组织、机构、人员投资;具备工商管理部门核发的有效营业执照,其业务范围中具有数字化加工或者档案扫描项目;

(二)参与档案数字化工作的工作人员为中华人民共和国境内公民,无犯罪记录,与所在档案服务机构签订劳动合同,并通过县级以上档案、保密行政管理部门组织的培训;

(三)具备与档案数字化工作相适应的信息设备和技术;安全保密管理制度健全,有完善的档案数字化加工组织管理方案、档案和信息安全保密风险防范预案;设有专人负责安全保密工作;

(四)三年来未发生档案安全事故、泄密事件,无非法获取或非法持有档案及档案复制件、国家秘密载体等行为;

(五)取得国家秘密载体印制资质(档案数字化类)。

符合上述条件的档案服务机构,可向省档案行政管理部门提出申请,省档案、保密行政管理部门按照各自职能,对申请机构进行审查核实,通过后,共同列入云南省档案数字化服务机构名录,并颁发云南省档案数字化服务机构备案证书,在一定范围内公布。通过备案的档案服务机构每两年进行一次复查,未经过备案的不得承担本办法规定范围内单位档案数字化工作。

第七条 档案数字化组织实施单位应与档案服务机构签订安全保密协议,并于协议签订后十日内报同级档案、保密行政管理部门备案。

第八条 档案数字化组织实施单位和档案服务机构,应针对具体档案数字化项目制定安全保密工作实施方案,相关安全保密管理人员要落实岗位责任制。

第九条 档案服务机构应将工作人员个人的基本信息、安全保密承诺书及档案、保密岗位培训合格证书复印件及时汇总报送委托单位审查备案。

第十条 档案数字化组织实施单位自行聘用临时人员开展档案数字化的,所聘用人员应参照本规定第六条第(二)、(四)款、第九条进行管理。

第十一条 绝密级档案及其他必须严格控制知悉、使用范围的档案,应由档案数字化组织实施单位工作人员使用本单位专门设备实施数字化。

第三章 场所管理

第十二条 档案数字化工作应在专门档案数字化工作场所(以下简称“场所”)内进行,场所应符合以下要求:

(一)设置在符合安全保密要求的档案数字化组织实施单位或本地综合档案馆建筑内且相对独立的区域;

(二)配备防盗、视频监控设施设备;符合防尘、防火、防有害生物等安全管理要求,供电稳定;

(三)配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具;在档案数字化加工区外设置存放工作人员私人物品的专用储物箱柜;

(四)场所内不得设有能连接国际互联网的信息接口。

第十三条 档案数字化工作应实施全程摄像录像监控,监控视频数据应由组织实施档案数字化单位保存3年以上。

第十四条 应建立档案数字化工作场所管理制度,核查出入人员身份,严禁无关人员进入场所。

第十五条 进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机等具备照相摄像功能的设备和各类移动存储介质等信息设备及与工作无关的物品;未经安全保密管理人员许可,严禁将场所内的任何物品带离场所。

第十六条 档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动,严禁在场所内进食、吸烟、饮水。

第四章 数字化流程和成果管理

第十七条 组织实施档案数字化单位和档案服务机构应明确责任,规范管理档案。

(一)档案出入库必须仔细清点,完备登记和办理交接手续;

(二)按卷(批)建立档案数字化处理单,在数字化加工流程中与档案实体同步流转,每个档案交接环节均清点签字;

(三)发现档案原件错、缺、污、损等情况的,要及时与档案数字化组织实施单位管理人员共同审核,并登记、签字确认;

(四)档案应由专人负责在专用档案装具中保管,严禁随地堆放,使用完毕及时归还入库;

(五)档案服务机构和工作人员严禁留存、复制、摘抄档案。

第十八条 档案数字化工作人员应遵守档案数字化操作规范,防止损毁档案。

第十九条 档案数字化组织实施单位和档案服务机构应有专人负责档案数字化数据(以下简称“档案数据”)管理,采取可靠措施安全保管,交接应办理手续;严禁私自复制、留存、转让、转借或出售档案数据,不得泄露档案信息。

档案数据移交前应进行验收检查,确保与档案原件一致,符合质量要求,无病毒和木马,可读、有效;移交后应及时登记入库,不得私自保管。

第二十条 档案数字化组织实施单位应科学管理档案数据,并采用异质、异地备份等方式,确保档案数据完整、安全和长期可用。

第二十一条 档案数据提供利用前,应按有关规定进行鉴定,划分使用控制范围。

第二十二条 档案数字化组织实施单位应制定档案数据利用管理制度,规范利用流程,釆取防护措施,确保利用过程安全可控。

第五章 系统与设备管理

第二十三条 组织实施档案数字化单位应对用于档案数字化的信息设备及存储介质进行检查登记,并按相关保密标准和安全规范进行管理。

第二十四条 用于档案数字化的信息设备及信息系统必须与其它网络物理隔离;禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等具有无线互联功能的硬件模块和外围设备;不得使用笔记本电脑、平板电脑等便携信息设备。

第二十五条 组织实施档案数字化单位应采取措施,对档案数字化设备的输入、输出接口进行封闭处理。需开启使用时,应经过批准和登记并由组织实施档案数字化单位安全保密管理人员全程监督。

第二十六条 用于档案数字化的设备和存储介质严禁与其他用途设备和存储介质交叉使用;非专用设备和存储介质严禁带入场所;设备和存储介质移出场所前,应进行安全保密技术处理,并经组织实施档案数字化单位审批同意后方可移出。

第二十七条 用于档案数字化的设备和存储介质不得擅自外送维修,维修应有专门人员现场监督。无法确保数据可靠清除的设备和存储介质,如打印机、硬盘、移动硬盘、U盘等,严禁外送维修。

第二十八条 用于档案数字化的设备和存储介质,未进行符合国家保密标准的信息和数据清除,不得改做其他用途。报废的应按保密规定进行处理。

第二十九条 移动存储介质和刻录机等数据拷贝设备应由档案数字化组织实施单位指定专人保管,每次使用应经批准和登记,并在保管人员的监督下使用,用后立即归还。

第三十条 档案服务机构在结束工作任务后,应将自带的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备移交档案数字化组织实施单位保管或销毁,严禁擅自带走。

第六章 监督与检查

第三十一条 各级档案、保密行政管理部门在各自职责范围内,联合或者单独对本行政区域内档案数字化组织实施单位、档案服务机构及有关工作人员执行本办法的情况和安全保密情况进行监督、检查,并逐级适时报送相关情况。

第三十二条 档案数字化组织实施单位违反本办法,情节严重或逾期不整改的,由档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处,并追究领导责任。

第三十三条 档案服务机构违反本办法,情节严重或逾期不整改的,由档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处,并提请工商行政管理部门予以处罚,直至吊销其工商营业执照。对发生下列行为之一的档案服务机构,应撤销其云南省档案数字化服务机构备案证书:

(一)不接受档案、保密行政管理部门监督以及被要求限期整改,逾期不改的;

(二)发生严重档案安全事故的;

(三)发生泄密事件的;

(四)两年内没有承接档案数字化工作的;

(五)未按期限进行复查或未通过复查的。

第三十四条 违反本办法造成档案丢失、损毁、非法持有档案和档案复制件及泄密的,依法追究法律责任。

第七章 附则

第三十五条 本办法由云南省档案局、云南省国家保密局共同负责解释。

第三十六条 本办法自公布之日起施行。

 

 

 

 

云南省档案服务机构管理办法(暂行)

 

第一章  总则

第一条  为规范档案社会化服务,切实维护档案安全,加快我省档案事业发展,根据国家和省全面深化改革的有关要求,依据《中华人民共和国档案法》《云南省档案条例》及档案、保密工作有关规定,结合工作实际,制定本办法。

第二条  在本省行政区域内从事各类档案服务活动的机构适用本办法。

第三条  本办法所称档案服务机构,是指法人、公民及其他社会组织依法设立的,从事档案管理咨询、评估、宣传教育、业务培训及档案装具、专用设备供应等事务服务,提供档案收集、征集、整理、鉴定、寄存、保护、开发利用、数字化等业务服务的机构。

第四条  档案服务机构是档案服务项目的直接责任主体,依法并遵循市场规则自主开展活动;档案服务委托机构是档案服务项目管理的第一责任主体,履行档案安全责任、管理责任、检查责任;档案行政管理部门依法履行行业监管责任,负责本行政区域档案服务机构及其从业人员的监督、指导与服务工作。

第二章  备案工作

第五条  档案行政管理部门按分级管理原则,在本行政区域内对档案服务机构实行备案管理。档案服务机构按自愿的原则向档案行政管理部门办理备案。

第六条  向省档案行政管理部门申请备案的档案服务机构,需提供以下材料:

(一)《云南省档案服务机构备案申请表》(附表1);

(二)依法经有关机关设立的经检验无误的证照复印件; 

(三)从业人员经培训由省档案行政管理部门考核合格的相关材料;

(四)所开展服务应具备的其他法律、法规、规章及涉及档案安全的标准、规范等规定的条件,并提供相应材料复印件(盖服务机构公章)。

第七条  通过备案的档案服务机构每三年向省档案行政管理部门办理备案复核。办理备案复核时需提交以下材料:

(一)《云南省档案服务机构备案复核申请表》(附表2);

(二)本办法第六条第四款规定,需要更新的材料复印件。

第九条  档案服务机构的主体资格被注销、吊销、业务范围变更不再从事档案服务或超期未申请备案复核,自事项发生之日起其备案失效。

第三章  服务规范

第十条  档案服务机构应诚实守信,规范从业,不断提高业务素质,遵循档案工作法律、法规、制度和标准、规范,确保服务质量和档案安全。

第十一条  档案服务机构应当确保项目负责人和员工队伍具有一定的稳定性,并根据档案服务需要配备档案或相关专业知识和技能的服务人员。

第十二条  档案服务机构执业人员应当参加档案行政管理部门及委托机构组织的专业知识培训,及时更新业务知识和技能。

第十三条  从事档案数字化、开放鉴定、档案整理的档案服务机构及其从业人员不得非法复制、摘录、留存、传播委托机构或委托人的档案及其信息。

第十四条  档案服务机构应当主动接受、积极配合档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第四章  监管服务

第十五条  档案服务委托机构负责做好所委托档案服务机构的管理工作。应与档案服务机构明确有关业务、质量要求及档案、信息安全保密责任;建立必要制度并落实管理人员,对档案服务机构承担的服务项目开展情况进行全程监控。

国家档案馆档案服务外包工作应当在档案馆内开展。

党政机关、国有企事业单位档案外包工作(档案寄存除外)应当在单位指定场所或者本地综合档案馆,符合安全保密要求且相对独立的区域内开展。

发现档案服务机构违反规定或与之发生争议的,可以向本级或上级档案行政管理部门举报、投诉。

第十六条 档案行政管理部门依法履行监督责任,对档案服务委托机构及档案服务机构的档案安全工作开展监督检查。

第十七条  档案行政管理部门对在本部门备案的档案服务机构,应向其宣传有关档案工作的政策、法律、法规及标准、规范,提供培训、业务指导,支持其参与档案科研、研讨会及学术交流活动,鼓励从业人员参加档案专业技术职称评定。

第十八条  档案行政管理部门应通过网站或其他信息公开渠道,将本部门开展的档案服务机构备案情况进行公示。

发现存在违反档案法律法规行为的,档案行政管理部门应调查核实,依法处理。

第十九条  档案行政管理部门及工作人员在档案服务机构管理和服务过程中,应公平公正、廉洁自律,自觉接受监督,不得滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊。

第二十条  本办法自201811日起施行。

 

 

 

 

云南省档案服务机构备案申请表及复核申请表.doc